ビジネスで使える英語の挨拶・フレーズ|電話・メールなどシーン別

2018年07月24日
  • 英会話フレーズ

国際交流が盛んな現代では、仕事でも英語のスキルが求められることが増えてきました。最低限の英語の能力が就職の条件になっている仕事も多くなり、英語を公用語として指定している企業も現れ始め、日本語だけでは仕事の幅に制限がかかってしまうこともあります。海外支店とのやりとりや取引先との交渉などでは、義務教育で教わる英語とは全く違う言葉遣いや表現を知っている必要があります。今回は、ビジネスシーン、特に電話やメールなどで役立つフレーズ集をご紹介します。

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英語で挨拶する際のポイントと基本フレーズ

●英語の挨拶のポイント


お辞儀をしながら挨拶をする日本の文化とは異なり、英語圏始め西洋の文化では必ず相手の目を見て握手をしながら挨拶を交わします。日本語のときと同じように、挨拶の後に短い会話を加えることで、相手との距離を近づけやすいです。例えば、天気やニュースの話題をあげたり、道中の無事をねぎらう言葉をかけたりすると、その後の本題へスムーズに繋げられるでしょう。


●英語で挨拶するときの基本フレーズ


初対面の人に挨拶するときは、相手に会えてうれしい気持ちを伝えるようにします。ここでは、実際によく使われている英語の挨拶をご紹介します。

Good morning/afternoon/evening, Mr. Brown. How are you?
「こんにちは、ブラウンさん。お元気ですか?」
中学1年生で習うような簡単な挨拶ですが、最初の一言としてはこれが一番よく使われます。相手の名前を呼んであげるのが英語圏での礼儀のポイントです。間違っても How is it going? や What’s up? のような友達同士の挨拶を言ってしまわないように気を付けましょう。

How do you do?
「初めまして。」

Nice to meet you.
「初めまして。」

It’s a pleasure to meet you.
「お会いできて光栄です。」

We’re so glad you could make it and look forward having you on the team.
「今回お越しいただいて、とてもうれしいです。一緒にお仕事ができるのを楽しみにしています。」
最初の簡単な挨拶に引き続き、自己紹介をするときの表現もいくつか解説します。

Hello, I am Mr. /Ms. Tanaka.
「こんにちは。私は田中です。」
日本人にとっては奇妙な文化かもしれませんが、非常にかしこまったビジネスシーンの挨拶では、自分の苗字に好きな肩書きを付けて自己紹介をします。これは、英語圏では「~さん」に当たる表現がいくつもあり(Mr. Dr. Ms. Mrs. Miss. など)、間違ったものを使うのは失礼になるので、相手がどれを使ったらいいのか迷ってしまわないように自分から名乗る必要があるためです。ただし、相当かしこまった場でない限り、ファーストネームの呼び捨てを使うのが今では主流です。

I’m in charge of recruiting.
「採用を担当しています。」

I’m the Business Manager.
「私はビジネス部門の部長をしています。」

I’m Mr. Tanaka and I’ve just joined as a Project Coordinator.
「私は田中で、つい先日プロジェクトコーディネーターに就任した者です。」

別れの挨拶では、知り合えたことの感謝や、次もまた会いたいという意思を示しましょう。

It was great to meet you.
You too.
「お会いできてよかったです。」
「こちらこそ。」

It was nice meeting you.
It was nice meeting you too.
「お会いできてよかったです。」
「こちらこそ、お会いできてよかったです。」
既に過去に会ったことのある相手の場合は、It was nice seeing you again. になります。

I look forward to our next meeting.
「また次の会議でお会いできるのを楽しみにしております。」

It was great to talk with you but I must be going.
「お話しできてすごくうれしいのですが、もうお暇しなくてはいけないんです。」

Have a nice day/evening/night/weekend.
Thank you, you too.
「よい一日・週末をお過ごしください。」
「ありがとうございます。あなたこそ。」

相手と別れるのがお昼過ぎくらいまでであれば day、夕方であれば evening、夜であればnightを使います。木曜日や金曜日で相手とその週は会う予定がなければ、weekend を使うこともできます。

電話での英語の挨拶

●電話を受け取る側の応対


日本語の「もしもし」にあたる英語表現は Hello です。受話器を取ったら、次のように対応してください。

Hello. This is ◯◯ company. How may I help you?
「もしもし、こちらは◯◯社です。ご用件を承ります。」

誰宛の電話で、かけている相手が誰なのかわからない場合は、以下のように聞いてみましょう。

May I have your name/company name?
「お名前(会社名)を伺えますか?」

Who am I talking with?
「どちら様ですか?」

Hold on, please.
「そのままでお待ちください。」

相手が指名してきた人がいない場合は、以下のように対応しましょう。

He’s not here right now. Can I take a message?
「彼は不在にしております。何かメッセージがございますか?」

Would you like to leave a message?
「メッセージを残されますか?」


●電話をかける側の応対


まず必ず最初に名乗り、話したい相手を電話口の人に伝えます。

This is Tanaka.
「田中です。」

May I speak to Mr. Brown, please?
「ブラウンさんとお話しできますか?」

Could you put me thorough to Mr. Brown, please?
「ブラウンさんに通してもらえますか?」

ビジネスメールでの英語の挨拶

●メールの冒頭に使える挨拶


Dear Mr. Brown
「ブラウン様」

Dear Sir
「こんにちは。」相手が男性なのはわかっているが、名前はわからないとき

Dear Madam
「こんにちは。」相手が女性なのはわかっているが、名前はわからないとき

Dear Sir or Madam
To Whom It May Concern
「関係者各位」相手が誰かわからないとき

I’m writing to you today to invite you to the annual company meeting on Jan 23.
「1月23日に行われます年次総会のご案内の件でご連絡を差し上げました。」

It’s great to see you again.
「ご無沙汰しています。」

Thank you for your inquiry. I am the person in charge and my name is Tanaka.
「お問い合わせいただきありがとうございます。私は担当の田中です。」


●メールの結びに使える挨拶


If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
「ご質問や問題点などございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。」

I hope there’s a convenient time for you.
「ご都合がつけば幸いです。」

Thanks in advance for your time.
「お時間いただきありがとうございます。」
何かを依頼するときに、事前に相手に時間をとってもらうことに感謝します。

I look forward to hearing back from you soon.
「またご連絡いただけることを楽しみにしております。」

Looking forward to hearing from you.
「またご連絡いただけることを楽しみにしております。」

I would appreciate a reply at your earliest convenience.
「ご都合がよろしいときにご連絡いただけるとありがたいです。」
この言い方は、返事が遅い相手に対してや至急連絡が欲しいときに使われる表現です。

日本語の「草々」「敬具」にあたる締めの言葉をご紹介します。
どれもビジネスメールでよく使われる締めの言葉です。ちなみに、同僚やすぐ上の先輩など近い関係の人に対しては、Thanks, で済ませたり、1、2文の短い連絡の場合は締めの言葉なしで自分の名前やイニシャルだけで終わらせたりする場合もあります。

Sincerely,
Regards,
Kind regards,
Best,
Best wishes,
Yours truly,

最後まで書き終えたら、内容に間違いがないかよく確認し、文法や綴りもチェックしましょう。自分の英語を修正してくれるネイティブがいればもちろんいいですが、一番大切なことはここでご紹介したような最低限の形式を守った上で、相手への感謝や歓迎の気持ち、ビジネスへの意欲を伝えることです。特に英語圏の人たちは、普段から外国人の不慣れな英語を解読することに慣れているので、よほど失礼なことを言わない限り、英語のミスで冷たくあしらわれることはありません。恐れずに自信を持って積極的な姿勢を示すようにしましょう。

海外からのビジネスマンに怖気づかないように

ここまでビジネスメールや電話で使える表現をご紹介してきましたが、いかがでしたか?普段仕事で全く英語を使わない方でも、今後外国人のお客さんや海外の企業とのやりとりをする機会があるときに戸惑ってしまわないように、ここで解説した言い回しやボキャブラリーを頭の隅に入れておくとよいでしょう。移民や出稼ぎで来日している外国人も増えているので、ビジネス英語をきちんと使えるといざというときに役に立ちます。いつか海外に出張してみたい、海外で起業してみたいと思っている方は、ここで学んだことを活かして、ぜひビジネスチャンスを掴んでくださいね。