問い合わせのメールに返信しよう 定型の表現を紹介

2020.08.15

英会話フレーズ

ビジネスはコミュニケーションに始まりコミュニケーションに終わる、それは日本だけのことではありません。受け取ったメールの返信は24時間以内が望ましいと言われています。日本語ならメールの書き方や定型文もしっかり頭に入っているので、時間をかけずに返信できるのに、英文となると…。キーボードに置いた手がハタと止まってしまうことはありませんか。今回は問い合わせメールの返信に使える書き出しの定型表現をご紹介しましょう。

タイトルのつけ方

  • タイトルのつけ方



受け取ったメールのタイトルは基本的に変更しません。そうすることでやり取りの履歴を管理することができます。タイトルに商品名やオーダーナンバーがあれば検索するのにも便利ですね。ご存知の通り、返信すると表題の前にReが付き、返信であることが双方にわかります。Re:Re:Re:Re:…と続くことで何回目のやり取りかも明確になりますね。もっとも、あまりに長くなった時には”Re(5)“のように表記することもできるでしょう。ちなみに、Reは「~について」の意味。ラテン語resが語源と言われていますが、ReplyやResponseの略という説もあります。

返信はタイムリーに

  • 返信はタイムリーに



まずは、メールを受け取ったことに対するお礼の気持ちを伝えましょう。

まず覚えておきたい基本のフレーズです。
Thank you for your inquiry. (お問い合わせありがとうございます)

何についての問い合わせかを付け加えるとより丁寧になります。
Thank you very much for your inquiry about our 〇〇〇.
(わが社の製品〇〇〇についてお問い合わせいただきありがとうございます。)

例 1:Thank you very much for your inquiry about our new product.
例 2: Thank you for your inquiry about working with us.

Thank you for ~はビジネスでも使える便利なフレーズです。
Thank you for your email. (メールをありがとうございます)
Thank you for your interest. (興味を持っていただき感謝します)
Thank you for contacting us. (ご連絡ありがとうございます)

また、appreciate (ありがたく思う)を使ったよりフォーマルな言い回しも使ってみましょう。
We (very much) appreciate your inquiry. 
We appreciate your interests in our products.

返信が遅れてしまった時

  • 返信が遅れてしまった時



体調不良や急な出張などやむを得ない理由で返信が遅れてしまうこともありますね。上司に相談してから、資料を用意してから、在庫を確認してから返信しようと思って遅くなってしまうこともあるでしょう。そんな時の謝罪の書き出し表現もご紹介しましょう。

まずはシンプルにsorryを使ったフレーズです。
Sorry for the late reply. (返事が遅れてすみません)は少々カジュアルな表現です。
もう少し丁寧に、返信が遅れた理由を説明することで相手の心証が良くなるかもしれません。

I’m sorry for the late reply – I’ve been away on business.
(出張に出ていたため、返事が遅れて申し訳ありません)

apologize (謝罪する)を使うとより丁寧でフォーマルな表現になります。

I apologize for the delay in replying to your email.
(お返事が遅れて申し訳ございません)

Please accept my sincere apologies for not writing back to you sooner.
(お返事が遅れたこと心よりお詫びいたします)

FAQを作ろう



メールの書き出しのパターンを二つご紹介しました。いよいよ次は本文です。問い合わせへの返答はできるだけ迅速に行い、ビジネスチャンスを逃さないようにしたいものです。

・カタログを送ってほしい
・スペックが知りたい
・価格を教えてほしい
・在庫があるか
・納期が知りたい

皆さんのビジネスでは日々の業務でどんな問い合わせを受けますか。よくある問い合わせに対しては前もって英文の回答を準備しておきましょう。オリジナルの FAQを作っておけば、慌てずにスピーディーで的確な対応ができること間違いなしです。