Please Read: Email Subject Line Examples 【ビジネス英語】英文メールはタイトルで勝負

2019年11月01日
  • 英会話フレーズ

「また件名がInquiry(問い合わせ)になってる。この間はFYI (for your information)だけだったし!!開かないと内容がわからないsubject(件名)はつけちゃだめ」 
今日も上司から注意されてしまいました。

email(メール)は重要なビジネスコミュニケーションのツール、あなたは毎日、何通のemailを受信していますか。多い人では20通、30通と受信しているのではないでしょうか。受信者はsubject(件名)を見て「すぐ読む」 、「あとで読む」、「読まない」と優先順位をつけていきます。件名の役割は受信者がメールを開く前に、どういった内容で、どの程度の緊急性があるのか伝えること。相手に確実に読んでもらえる分かりやすい件名を心がけましょう。

☆件名なしのemailはNG
言うまでもありませんが、ビジネスにおいて無題のemailは論外です。

☆簡潔すぎる件名はさける
“Urgent!”や“Open Now”, Special”, “Free”, “50%OFF”など、スパムメールと間違われやすいNGワードを単独で使う件名は避けましょう。広告と思われスルーされたり、迷惑メールフォルダーに振り分けられてしまうこともあります。

☆挨拶は本文中に
“Hello” や “Good Morning”, “How are you?”が件名では重要性を感じられず後回しにされてしまうかもしれません。

☆具体性を持った件名をつける
冒頭のNG例のように、Inquiry(イギリス英語ではEnquiry)だけではでは何についての問い合わせなのかわかりません。スパムと間違われる可能性もあります。具体的な内容を書きましょう
Inquiry about your new CCD Camera
(貴社のCCDカメラ新製品に関する問い合わせ)
FYI:competitive intelligence (参考まで:競合他社の情報)
*FYIのような略語は社外宛や上司宛のemailには使わず、For Your Informationとした方が無難です。ビジネスで使われる略語については別の機会に取り上げてみましょう。

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    【ビジネス英語】英文メールはタイトルで勝負



オーダー番号、請求書番号、日程等が明記してあれば、後日、受信者が件名でemailを検索・ソートしやすくなり、受信箱の中で迷子なるのを防げます。
Confirmation of your order P55484-5(注文番号P55484-5の確定の件)

☆わかりやすく簡潔に
厳密なルールはありませんが、8ワード程度に収まる長さが良いでしょう。長すぎる件名は途中で表示が切れてしまいます。件名の中では冠詞が省かれることもよくあります。また、すべての単語を大文字で書くことも避けましょう。全て大文字の件名は大声で叫んでいるようで、読み手に威圧感を与えかねません。重要性は“Important ”や“Please read ” 等を冒頭に着けることで表すことができます。

件名によく使われるフレーズの例

~の件
日本語の「○○の件」あたる表現です。英語では省略することもしばしばあります
Regarding our meeting on July 9th (7月9日、ミーティングの件)

問い合わせ
Inquiry about your new product (新製品についての問い合わせ)
Question about the next Sales Meeting (次回営業会議についての問い合わせ)

お知らせ
Notification of~で「~のお知らせ」の意味ですが、簡潔にするために省略されることもあります。
Notification of Strategy Meeting (戦略会議のお知らせ)
Change to next Sales Meeting (次回販売会議の変更のお知らせ)

お礼・お詫び・依頼
スパムメールにされることを避けるため、具体的な内容を書きましょう。
Thank you for your inquiry (お問い合わせありがとうございます)
Apology for the shipment delay (出荷遅延のお詫び)
Request to reschedule appointment (アポイント日時変更のお願い)

催促
Reminder: Request for Estimate (確認:お見積り依頼)
「思い出してね」の意味のReminderをつけ、相手に催促します。上の例のように、すでに送ったメールの件名の前にReminder:をつけても良いでしょう。

緊急
Urgent: Request to change appointment (至急:アポイントメント変更依頼)
Important: Delay of the delivery for P55484-5 (重要: P55484-5納期遅延の件)
文頭に“Urgent” や“Important”をつけることで緊急性、重要度を示しています。ただし、毎回使っているとオオカミ少年になってしまいます。ここぞという時に使うようにしましょう。